Bij gezond (thuis)werken is niet alleen de werkplek belangrijk, ook kan je als werkgever bijdragen aan een gezonde werkindeling. Zelf heb ik hier veel mee geëxperimenteerd en uitgeprobeerd. Zoals de meeste mensen ben ik erg gevoelig voor urgente zaken, die pak ik dan ook snel op. Dit gaat ten koste van belangrijke zaken. Daarnaast kom ik moeilijk in mijn focus en als ik er eenmaal inzit dan vergeet ik om af en toe te bewegen en op te staan. Daarom heb ik 9 timemanagement tips die jij met je personeel kan delen om effectiever (thuis) te werken en misschien heb je er zelf ook nog wat aan! Je bent zelf tenslotte ook een medewerker. Tip 1 Kies jouw prioriteit voor de dagMeerdere prioriteiten bestaan niet, er is slechts één prioriteit. Kies voordat je de dag begint of aan het einde van de vorige werkdag wat je prioriteit gaan zijn voor die dag of de komende dag. Houd het dus bij één prioriteit. Dit voorkomt stress en zo creëer je meteen een helder doel voor die dag. Dit kan werkgerelateerd zijn, maar het kan ook privé zijn. Een prioriteit kan bijvoorbeeld een project afronden zijn of een belangrijke taak uitvoeren. Maar heb je bijvoorbeeld voor je gevoel de afgelopen tijd te weinig aandacht voor je kinderen gehad? Bedenk hier dan een privé prioriteit omheen. Je zal zien dat je hierdoor een stuk relaxter zult werken. Heb je deze taak gedaan, dan zijn alle andere taken van die dag een bonus. Tip 2 Maak een to do listNa het kiezen van een prioriteit noteer je de overige taken. Kies er niet te veel. We zijn geneigd hierin onszelf keer op keer te overschatten. Natuurlijk kunnen we de taken verschuiven naar de volgende dag, maar dit geeft een onbevredigd gevoel en kan zorgen voor negatieve stress. Zelf heb ik gemerkt dat 5 het magische getal is. Ontdek wat voor jouw werkt en probeer de to do list zo kort mogelijk te houden. Werk niet door aan een project tot het af is maar doe dit binnen een bepaald tijdsblok. Hierdoor krijg je steeds beter inzicht hoe lang je voor een taak nodig hebt en zo krijg je meer gedaan in minder tijd. Reserveer ook een tijdsblok voor ad-hoc werkzaamheden, spoedgevallen en telefoontjes. Extra tip: zet een alarm wanneer je moet overschakelen van taak. Nog een extra tip: Creëer gezonde gewoontes tussen het schakelen van taak zoals water halen en beweeg eventjes! Tip 3 Bepaal je werkurenEen gezonde werk en privé balans is belangrijk en hierbij hoort een duidelijke begin- en eindtijd. Zet de tijdsblokken in je agenda en bepaal jouw begin en eindtijd. Houd je hier zoveel mogelijk aan en zorg dat overwerken incidenteel is en niet iets structureels. Werk je te vaak over, dan heb je of te veel taken of klopt je planning niet. Tip 4 Verdeel je to do list in deepwork taken en softwork takenDit is voor mij de belangrijkste aanpassing geweest in mijn dagelijkse taken en hielp mij snel in mijn focus te komen. Dit werkt zo: er zijn taken waar je jouw volle 100% bij nodig hebt. Zoals ik dit nodig heb bij het schrijven van dit blog. Daarnaast zijn er taken die ik uitvoer waar ik minder hersencapaciteit hoef te gebruiken, zoals bijvoorbeeld een gesprek. Hierin kom ik makkelijker in de flow. Weet welke taken van jouw to do list deepwork taken zijn en welke softwork. Zelf vind ik het fijn om voor de lunchpauze zoveel mogelijk deepwork taken gedaan te hebben zodat ik in de middag leuke gesprekken kan voeren. Onderzoek hierin wat voor jou werkt. Wil je het afwisselen of werk je liever on-remote bij deepwork taken? Door te onderzoeken wat voor jou werkt wordt je agenda en to list steeds meer op jou als persoon gericht. Tip 5 Belangrijke taken eerstProbeer zoveel mogelijk te beginnen bij de belangrijkste taak. Dit is dus logischerwijs jouw prioriteit van de dag. In de praktijk kan dit helaas niet altijd. Een vergadering kan je niet altijd vervroegen en zo zijn er nog een tal van uitzonderingen. Daarnaast heb je misschien een deepwork taak als prioriteit staan maar doe je dit liever in de middag. Ga je jouw dag plannen kijk dan eerst naar wat praktisch mogelijk is en verdeel jouw deepwork en sorftwork niet anders in, maar plan (waar kan) zoveel mogelijk de belangrijke taken eerst in. Tip 6 Laat je niet afleidenOf we nu thuis of op het kantoor werken.. Wij mensen zijn snel afgeleid. De telefoon gaat, we nemen op of er komt een mail binnen en we antwoorden meteen. Dit leidt alleen maar af en zorgt ervoor dat je fouten maakt. Switchen van taak zorgt ervoor dat je tijdelijk eventjes een lager IQ hebt. Voer je een softwork taak uit dan hoeft dit geen probleem te zijn, maar bij een lastige taak zorgt dit voor onnodige fouten en duurt het weer een tijdje voordat je weer in je focus bent. Laat je daarom zo min mogelijk afleiden. Welke (push)meldingen heb jij nog aan staan? Tip 7 Zeg vaker neeHet klinkt misschien raar. Als werkgever nee zeggen tegen je werkgever en misschien helemaal raar om als werkgever medewerkers te stimuleren om vaker nee te zeggen. Maar of je nu een medewerker of werkgever bent, nee zeggen zorgt voor een betere productiviteit en dus voor betere bedrijfsresultaten Wie zegt daar nou nee tegen? Door de takenlijst prioriteit te geven doen medewerkers de belangrijke taken eerst, hebben ze voldoende tijd ingepland voor urgente en spoedgevallen en kunnen ze op tijd naar huis. Vertrouw op de medewerkers capaciteit en zijn en haar verantwoordelijkheidsgevoel. Vraag jezelf dan af, is deze taak nu echt belangrijk of alleen maar urgent? Tip 8 Vermijd multitasken zoveel mogelijkOok hierin zit weer een groot onderscheid tussen soft en deepwork en zijn er uitzonderingen. Probeer toch zoveel mogelijk multitasken te voorkomen, je bent 40% minder effectief en maakt sneller fouten. Het lijkt dus tijd te besparen maar in de praktijk win je er dus helemaal niets mee. Houd je dus aan jouw to do list en voorkom multitasken. Tip 9 Creëer workflows Ik ben gek op gewoontes, het zorgt er namelijk voor dat je niet meer hoeft na te denken maar gewoon doet. Hoe mooi is dat? Creëer daarom workflows voor jouw werkzaamheden, dit kunnen medewerkers vaak zelf doen, die kennen als het goed is hun eigen taken het beste. Hiermee creëer je meteen meer het gevoel van autonomie bij medewerkers, mocht het niet werken dan kan het altijd nog samen met de manager. Voor meer tips hoe je gezond (thuis) kan werken lees dan dit blog.